培养数字敏感度的20个习惯

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培养数字敏感度的20个习惯

数学不好的人,数字能力就不好吗?对数字敏感的人,成本掌控能力就一流吗?虽然答案未必是肯定的,但想在工作上事半功倍,就必须养成对数字敏感的20个好习惯。

每每说到数字,人们下意识地就会说:“我数学最烂了!”而既然数学很烂,显然也就不会懂得太艰深的数学公式或原理,更别说是怎么应用了。所以,我们或许可以说,数学烂的人就无法将太高深的数学用在职场上,但有没有另一种可能的状况是:商场上所用到的数学,其实都不会很难,有专家说是不会超过高中数学程度;也有人说,只要会加减乘除即可。

这很容易得到验证,因为我们很少听到什么经营之神是数学家,反倒经常听到没读过什么书的杰出企业人士,对于财报数字了若指掌。

在工作场合里,我们会看到很多数字,但是我们不见得要计算这些数字,重点是对于数字要有一种“感觉”。感觉也许还是太过抽象,具体一点地说,就是要在心中对于数字所反映出来的真实,依据自己的专业与经验,建立起一套评断的标准,然后据以做出行动。

以下这20个数字力,不只是观念,更要养成一种习惯。如果在逐一检视之下,你发现自己已经多半具备,那恭喜你堪称“数字达人”,但如果发现自己缺了很多项,也不要觉得自己是“数字白痴”,因为它们都不难学会。

1.体认数字的重要性

“在商业世界里,数字非常重要。”这句话看似抽象,却很真切。数字就像体检表,是行动的结果和评量的工具;数字也像仪表板,可指引方向和预测未来。

2.养成凡事附上数据与参考资料的习惯

数字是沟通、说服及谈判的重要依据。例如,如果想申请增加设备,试着加上“可达到总费用节省多少钱”,让数字为你说话,或许就能提高通过的机率。

3.在评估或分析任何情况时,都试着将其数字化

简单明了的数字,十分有助于记录、资讯传达、比较检讨及分析等商业行为。这就像是学习做一个“重视金额”的人,凡事不以感情(感觉、印象、善恶)做判断,而是以“金额”“数字”“比率”,作为衡量的尺度。例如,如果认为举办宣传活动可提升产品知名度,那就试着将知名度,换算成“金额”。

4.将PDC循环应用在工作上

在采取任何行动前,都要拟定计划(Plan),然后实际执行(Do),接着再检核(Check)结果与计划之间的落差,作为修正行动(Action)的参考。

5.经常以矩阵图思考问题

面临错综复杂的问题时,可以矩阵图加以展开,从中可发掘出未曾发现的问题点,然后再依据问题点的急迫性与重要性,研拟对策。

6.有时间观念

假设A公司1小时能处理1单位的工作量,B公司则是1小时10单位,这个10倍的差异,可换算成B公司1年处理的工作量,A公司得耗时10年。时间既可以换算成金钱、效率,更速度的展现。因此,有数字力的人不会虚度光阴,也会守时、守信用。

7.有效运用资金

要发挥金钱的价值,就必须在使用金钱之前,预测效果或效益如何,使用之后更要详细确认。在日常生活中,养成大小事情都必以“损益计算”的方式来思考。

8.养成计算(合计值)的习惯

许多人都有类似经验,那就是错误的数字往往像滚雪球一般,进货量、销售量或库存量的登记,有时候是一个项目出错,就连带一直错下去一样。因此,对于图表内的数字或金额,习惯性地进行加总,方便于在做整体控管时,能够依重要程度判定优先顺序。

9.将所有目标都数据化

日产汽车(Nissan)执行长卡洛斯·高恩(Carlos Ghosn)曾说:“无法数据化的目标,我无法执行。” 有时候,组织的愿景或任务,都是较为抽象的,因此要落实为具体的数字,才能执行与评量。 例如,可将“拓展人脉”这项目标,转化为“每个月与人交换30张名片,而且日后与其中5位保持联系”或是将“加强广告活动”转化为“向15家媒体宣传,达到8家确实刊载”。

如果目标较为远大,最好能区分为近程、中程和长程三阶段,然后再决定每一段时期要达成的目标。这个过程就是所谓的“倒算力”,亦即为了达成远程的目标,往回推算中程、近程应该做什么,甚至近到这个月、这星期或现在就该做什么,作为达成目标的查核点。

10.追究数字出错的原因

数字出错时,不是更正即可,更要探究导致错误的原因,并且提出预防过失再度发生的对策。

11.保留数字修正的纪录

将错误的数字更正后,仍要保留原本(错误)的数字,一方面可供日后检视修正过程的原委,另一方面可作为重要的检核点,因为修正过的数字,仍有可能出错,因此,“修改纪录”可作为审慎计算的重要提醒。

12.随时掌握取最新的数据

过时的数据不但没有意义,甚至会造成误导,因此一定要迅速、正确地处理资料,随时将数字的纪录更新成最新的资料。

13.数字是两面刃

数字固然是沟通与说服的利器,但是若恶意扭曲,则会成为诈欺的工具。许多企业弊案就是起因自窜改财报数字,试图欺骗视听。

14.计算会议成本,检视费用与成果之间的关系

英特尔(Intel)董事长安迪·葛洛夫(Andy Grove)曾以“经理人的时薪×会议时数”计算会议成本,藉以说明会议的召开必须有效率和具体成果,否则就是浪费人力与资源。换言之,与会者的位阶越高、人数越多、时数越长,会议的成本就越高。若会议成本低于回收成果,就没有开会的必要。

15.计算公司各部门的成本开销

这是一种“磨练经营感觉”的好方法,因为各行各业及组织内各部门,都要做成本控管。成本可以决定产品售价(成本+利润=售价),而透过成本内容的分析,有助于了解哪些项目成本过高或效率不彰。

16.了解公司的基本损益制造,并且知道问题所在

会计的最基本原则就是简单的减法:利润(损失)=营业额-费用;现金=收入-支出。懂得了这个简单的算式,就可以感觉与现实之间的差异,同时找到企业为何亏损的关键。企业想提升利润,唯一的方法就是增加收入、减少费用,但如果两者相减之后为负,就会出现亏损。

这样虽然简化了公司的损益构造,但是却可以作为思考问题的起点和线索。例如,如果公司都没赚钱,但还是会产生费用,那为了不让损失扩大,可以减少哪些开销,进而构思对策与采取行动。

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